01 · Grunderna
Vad innebär bokföring?
Bokföring är att ordna och registrera företagets affärshändelser: till exempel försäljning, inköp, betalningar och egna insättningar eller uttag. Varje händelse ska gå att följa till ett underlag, en verifikation.
Du får en bild av företagets resultat och ställning och ett underlag för moms, bokslut och deklaration. Ett saldo på bankkontot räcker inte för att se hur mycket företaget har tjänat eller vilka skulder som återstår.
Bokföring är den löpande registreringen. Redovisning omfattar också sammanställningar, exempelvis bokslutet. Verksamt förklarar grunderna och ditt ansvar.
02 · Reglerna att ha koll på
Underlag, tidpunkter och bokslut.
Bokför löpande
Huvudregeln är att kontanta in- och utbetalningar bokförs senast nästa arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Senareläggning är möjlig under särskilda villkor enligt god redovisningssed — en generell regel om att en gång i månaden alltid räcker blir därför missvisande.
Gör varje post möjlig att följa
Underlaget ska bland annat visa datum, belopp, motpart och vad affärshändelsen gäller. Det ska finnas ett verifikationsnummer eller annat identifieringstecken som binder ihop underlaget med bokföringen. Rättelser ska vara spårbara.
Spara informationen säkert
Räkenskapsinformationen ska finnas kvar i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Slutar året 2026 sparar du alltså informationen till och med 2033.
Ett papperskvitto får kastas efter överföring till digital form om uppgifterna inte riskerar att ändras eller försvinna. Kontrollera läsbarhet, fullständighet och säker lagring. Planera för åtkomst även om du avslutar ditt programabonnemang.
Avsluta året med rätt bokslut
Om din årliga nettoomsättning normalt är högst tre miljoner kronor och du inte måste upprätta årsredovisning får du göra ett förenklat årsbokslut. Annars gäller andra bokslutsregler. Planera arbetet så att du har underlaget till deklarationen i tid.
Källor: bokföringslagen, 4–7 kap., tidpunkter för bokföring hos Verksamt och BFN:s arkiveringsregler.
03 · Håll isär begreppen
Debet och kredit — oavsett metod.
Dubbel bokföring innebär att en affärshändelse påverkar minst två konton och att summan i debet är lika stor som summan i kredit. Kontantmetoden och faktureringsmetoden beskriver i stället när fakturorna bokförs.
Kontantmetoden
Fakturor bokförs när de betalas. Vid bokslutet måste även obetalda fordringar och skulder tas med. Metoden får användas när årlig nettoomsättning normalt är högst tre miljoner kronor.
Faktureringsmetoden
Fakturor bokförs när de skickas eller tas emot. Betalningen bokförs sedan som en egen händelse. Det ger löpande information om kundfordringar och leverantörsskulder.
Tre miljoner är alltså ingen gräns där en enkel lista över in- och utbetalningar automatiskt blir tillåten bokföring. Även en liten firma behöver ordnad och kontrollerbar bokföring.
Ett konkret exempel
Ett inköp på 500 kronor.
Du köper kontorsmaterial med företagets bankkort för 500 kr, varav 100 kr moms. Exemplet förutsätter att hela momsen får dras av.
| Konto | Debet | Kredit |
|---|---|---|
| 6100 Kontorsmaterial | 400 kr | — |
| 2640 Ingående moms | 100 kr | — |
| 1930 Företagskonto | — | 500 kr |
Källa: Verksamts bokföringsexempel. Konton behöver väljas efter den verkliga affärshändelsen.
Läs mer om kontantmetoden och faktureringsmetoden.
04 · En arbetsrutin att följa
Så bokför du — steg för steg.
Det här är en praktisk arbetsgång. Anpassa rutinen efter dina affärshändelser, din bokföringsmetod och de tidsfrister som gäller för dig.
Samla underlagen
Ordna kvitton, fakturor och andra verifikationer i takt med att de kommer. Kontrollera att datum, belopp, motpart och vad köpet gäller går att läsa.
Bokför försäljningen
Följ din bokföringsmetod. Koppla betalningen till rätt faktura och kontrollera momsen. Ett förslag från programmet behöver granskas.
Bokför inköpen
Koppla varje affärshändelse till underlaget. Skilj privata utgifter från företagets och kontrollera om momsen får dras av.
Stäm av kontona
Jämför bokföringen med kontoutdrag och andra underlag. Utred differenser och kontrollera obetalda kund- och leverantörsfakturor.
Redovisa momsen
Om du är momsregistrerad: följ din beslutade redovisningsperiod och förfallodag. Momsen kan redovisas per månad, kvartal eller år.
Avsluta året
Gå igenom tillgångar, skulder, intäkter och kostnader och gör de bokslutsposter som behövs. Förbered bokslutet i tid för inkomstdeklarationen.
Momsperioden styrs bland annat av beskattningsunderlaget. Kontrollera redovisningsperioden hos Skatteverket och läs vår guide till deklarationen.
05 · Kostnader och avdrag
Alla kvitton är inte avdrag.
Utgifter för att tjäna pengar i verksamheten är normalt avdragsgilla. Privata levnadskostnader är det inte. Vissa inköp dras av direkt, andra genom avskrivning. Bedöm inkomstskatt och moms var för sig.
- Dator, telefon och programKontrollera verksamhetens användning och om inköpet ska dras av direkt eller fördelas över flera år.
- Resor med privat bilFör körning i näringsverksamheten är schablonen 25 kr per mil. Dokumentera resorna. Andra regler gäller resor mellan bostaden och verksamhetslokalen.
- HemmakontorDet finns särskilda villkor. Räkna inte automatiskt en andel av bostadens hyra eller ränta som företagskostnad. Se reglerna för arbetsrum.
- Utbildning och försäkringKontrollera kopplingen till verksamheten och vilka villkor som gäller för just din utgift.
Gå igenom avdragsguiden innan du bedömer en osäker kostnad. Skatteverkets avdragslexikon är underlaget för avsnittet.
